Ajanhallinta työntekijän silmin

Blogi , Etusivu slider

Kello soi. Nouse ylös, siistiydy, käytä koira ulkona, syö aamupala, tee eväät, huolehdi lapset koulutielle, katso vielä peiliin, muista auton avaimet, muista läppäri ja muista lähteä. Lähteä ajoissa! Olet töissä. Tsekkaa vielä peiliin, hammastahnaa ei ole suupielillä. Istu, tarkista palaveriaikataulut. Puhelin soi, sähköposti laulaa, kollegat käyvät ovella, deadlinet paukkuu, pomo odottaa vastausta, Yammer kilisee, Teams kalisee, Ms. kalenteriavustaja kielii uutta palaveria… Mitä teen, kenelle vastaan, kenelle en?!

Työtehtävien priorisoinnilla on hyvä vaikutus ajankäytön hallintaan. Tunnollisina työntekijöinä haluamme tehdä kaikkemme ja vaikka venyttää työpäivän mittaa, silti monesti huomaamme tekevämme monta asiaa yhtä aikaa, jolloin mistään ei tule valmista.

Työterveyslaitoksen Työpiste-lehden artikkelin haastattelussa Minna Toivanen Työterveyslaitokselta puhuu työtehtävien priorisoinnista ajankäytön hallintaan liittyen. Hänen mukaansa jotkut jopa jättävät lounaan väliin yrittäessään tehdä kaiken. Lounaan väliin jättäminen ei kuitenkaan vaikuta ajanhallintaan positiivisesti. Toivanen on vetänyt AikaJärjestys asiantuntijatyössä -tutkimushanketta, jonka kyselyyn vastanneista 90 % vastasi työtehtävien priorisoinnin auttavan heitä ajanhallinnassa. Työtehtävien asettaminen järjestykseen, esimerkiksi tärkeyden tai kiireyden mukaan, luo rytmiä työpäivään ja tekemiseen. Samalla oma työssäjaksaminen on parempaa.

Työajanhallintaan ja priorisointiin on tehty monia työkaluja. Yksi ajanhallinnan keino on Työterveyslaitoksen kehittämä Fokuskello. Fokuskellon avulla opitaan keskittymään ja tehostamaan niin yksilö- kuin ryhmätyöskentelyäkin. Fokuskellon kautta työtä tauotetaan, jonka jo pitäisi hallita ajankäyttöä ja työn tehokuutta. Yksinkertaistettuna Fokuskellon avulla päätetään, mitä tehdään. Ensin asetetaan tehtävän tekoon aika, esimerkiksi 25 minuuttia. Sitten tehdään tehtävä, jonka jälkeen pidetään pieni tauko. Näin työhön keskitytään ja työtä tauotetaan; ollaan tehokkaita, keskittyneitä ja jaksavia. Teoriassa siis hyvin kätevää.

Vaan miten se menikään? Vaikka asiantuntijat kehottavat priorisoimaan asioita ja relaamaankin, niin työ- kuin vapaa-ajalla, kulkevat monet työpäivät kiireessä ja illatkin juuri sitä samaa aamun vastapäiväistä kiireen rataa: mene kotiin, peseydy, käytä koira ulkona, syö iltapala, huolehdi lapset nukkumaan, kurkkaa vielä huomisen palaveriaikataulu, muista laittaa herätyskello soimaan. Mutta, älä katso peiliin, siellä on vain yksi väsynyt takaisinkatsoja. Muista nukkua viikonloppuna. Muista.  Muista myös – ota fokuskello käyttöön.

 

Katja Kankaanpää, lehtori, Lapin ammattikorkeakoulu

About admin information